Crise do Coronavírus: como separar gastos pessoais das contas da empresa

Crise do coronavírus: há um mês, não podíamos prever o cenário que hoje assola o país e o mundo. Se muitas empresas já estavam operando no vermelho antes da crise, agora podem passar por um verdadeiro sufoco em relação às finanças. 

Se você está perdido em meio a tantas despesas e receitas durante o período de crise, veja como organizar as finanças de forma emergencial, separando as despesas pessoais dos gastos relacionadas ao seu empreendimento.

Gastos pessoais X contas da empresa: entenda a diferença

Para que sua organização financeira seja colocada em prática hoje mesmo, vamos definir  o que é um despesa particular de uma despesa da empresa.

Toda compra que tenha finalidade única e exclusivamente para você ou sua família é uma despesa particular: a mesma não deve ser debitada na conta da empresa. Um passeio no final de semana, a viagem de final de ano ou até mesmo o cafezinho no meio da tarde são despesas pessoais. 

Já as despesas da empresa sempre serão relacionadas à pessoa jurídica e não devem ser pagas pela pessoa física, por exemplo: aquisição de máquinas, reformas na empresa, funcionários. Isso tudo deve ser organizado no  fluxo de caixa. 

Por que separar as finanças da empresa das contas pessoais?

Principalmente em tempos de crise como a que estamos vivendo, é muito comum empreendedores se utilizarem do caixa da empresa para ‘tapar buracos’’ na conta pessoal e vice-versa.

Por exemplo, se você tem uma loja de ferramentas e precisou mantê-la fechada durante a quarentena, evite usar seu dinheiro pessoal para manter as despesas da empresa em dia.

O mesmo deve acontecer se você precisar usar o dinheiro do caixa da sua loja, para “pagar uma continha pessoal” aqui ou ali. Mesmo que essa atitude seja provisória, pode gerar uma grande dificuldade em equilibrar o fluxo de caixa da empresa depois, quando a crise passar.

Se a todo momento acontecem pequenas retiradas de dinheiro do caixa, aos poucos você pode ir deixando as contas da empresa no vermelho. O que pode ser um “tiro no pé” quando as coisas voltarem ao normal depois da pandemia. 

Como organizar as finanças separando gastos pessoais das contas da empresa

Confira algumas medidas essenciais para equilibrar as contas.

#1 Gaste apenas o seu pró-labore 

Para evitar esse tipo de situação em que as despesas ficam misturadas, o empreendedor deve definir um salário próprio. É o que chamamos de pró-labore: um salário destinado ao gestor do negócio. E a regra é usar este salário para suas despesas pessoais. 

Mesmo sendo o dono da empresa? 

A resposta é sim, você deve ter um salário fixo e com ele fará sua programação pessoal para não fazer retiradas aleatórias no caixa da empresa. Essa prática pode minimizar os riscos do empreendedor contrair dívidas que não são compatíveis com o orçamento.

Uma dica importante é criar contas bancárias separadas. Com isso, você acompanha suas duas contas diariamente e poderá ter uma visão exata de como vai a saúde financeira da sua empresa - e a sua organização financeira pessoal. 

#2 Crie uma planilha de gastos pessoal e uma planilha empresarial

Controle tudo na ponta do lápis. Sim, você precisa anotar todas as despesas, lucros, contas fixas e futuros investimentos para que dessa forma aconteça uma programação financeira saudável. Isso vale tanto para as finanças pessoais quanto para as finanças corporativas.

Ter uma planilha de gastos vai ajudar você a entender o fluxo do seu dinheiro. Afinal, para onde está indo seu rico e suado dinheirinho a cada mês? Com o controle de gastos, é possível identificar as mudanças necessárias nos seus hábitos de consumo. E em tempos de crise, nada mais natural que evitar gastos desnecessários.

Com as despesas anotadas dia após dia, você consegue visualizar o todo. Sabe aquela expressão: o que os olhos não vêem o coração não sente? Neste caso, o que os olhos não vêem o bolso sente!

Anote tudo que for consumido durante um mês inteiro, em planilhas separadas: uma para você (seus gastos pessoais) e uma para sua empresa. Veja o exemplo:

Coloque na planilha dois tipos de despesas:

• despesas fixas: são aquelas que você tem todos os meses, como conta de luz, telefone, aluguel, academia, internet, etc.
• despesas variáveis: são as contas que nem sempre você consegue prever, como por exemplo: jantares, compras, cafezinho, cinema, viagens, etc.

Com uma análise detalhada de sua planilha no final de um mês inteiro de controle, você vai conseguir identificar os gastos supérfluos - e evitá-los nos próximos 30 dias. Além disso, com uma planilha de gastos você poderá prever o que pode e o que não pode gastar. Veja outros benefícios:

• Sem faturas inesperadas
• Lucratividade visível
• Poder financeiro para novos investimentos

#3 Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia é uma ótima aliada para quem quer otimizar resultados. Hoje facilmente você encontra softwares (programas de computador) para a gestão financeira de sua empresa. Mesmo no período de crise, é importante investir em algo que pode fazer diferença para o futuro financeiro de seu negócio.

Os programas para controle financeiro empresarial oferecem formas para organizar o fluxo de caixa, receitas e planilha de controle de gastos. É possível inclusive ter um controle de estoque de mercadorias, se houver.

Como hoje existe uma variedade de programas com esse objetivo, aqui vai uma lista com sugestões de softwares (com versões pagas e gratuitas) para ajudar você na empreitada. Veja:

ContasOnline

Principais ferramentas:

• Controle de saldo de contas bancárias;
• Controle de faturas dos cartões;
• Cadastro de clientes e fornecedores;
• Marcação de lançamentos para agrupamento;
• Avisos de contas a pagar e valores a receber por e-mail;
• Tem o programa em versão aplicativo para mobile;
• Gera relatórios;
• Emite recibos;
• Oferece gráficos para análises de dados;
• Permite definição de metas;
• Fluxo de caixa.

Siscontrole

Principais ferramentas:

• títulos a receber;
• contas a pagar;
• movimentações bancárias;
  
• movimentações do caixa;
• valores recebidos;
• fluxo de caixa organizado.

Egestor

Principais ferramentas:  

• Controle financeiro;
• Fluxo de caixa;
• Emissão de Nota Fiscal Eletrônica;
• Ordens de serviço;
• Emissão de relatórios;
• Gestão de tarefas.

#DicaBônus

Se você e seu negócio já estão em situação crítica e o capital de giro está prestes a terminar, é importante se prevenir para não chegar ao ponto extremo de precisar fechar a empresa definitivamente. 

Várias instituições oferecem linhas de crédito atrativas e adequadas ao porte do seu negócio. Em função da pandemia, várias delas estão apresentando linhas de crédito facilitadas que podem auxiliar você a levar a sua empresa por esse período turbulento com maior tranquilidade. 

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