Você alguma vez já pensou no quão importante é o tempo? O fato de termos mais tempo livre deve-se em grande parte à nossa capacidade de geri-lo com eficácia. E foi justamente para melhorar a produtividade das pessoas que o escritor David Allen criou o método GTD – Getting Things Done.
Buscar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, por meio de cinco passos e novos hábitos, é possível. A técnica GTD é revolucionária porque sugere uma nova maneira de trabalhar, com mais foco e menos estresse. Com a prática, você executará as tarefas em menos tempo e, consequentemente, terá mais espaço livre na agenda. Continue lendo que vamos mostrar como funciona este método.
Getting Things Done: 5 passos para fazer as coisas acontecerem
David Allen aplicou diversas técnicas de produtividade ao longo da vida, até publicar um livro que deu base à metodologia: “Getting Things Done” ou “A arte de fazer acontecer”, em português. Na obra, o autor explica que ser produtivo não significa fazer mais, e sim aproveitar melhor o tempo.
O que acontece nas empresas é que as pessoas não sofrem tanto com o excesso de coisas a fazer, mas sim com o peso que as demandas ocupam em suas vidas.
Em geral, as pessoas se deparam com três tipos de atividades em seu dia a dia:
- Atividades não planejadas: são aquelas demandas imediatas, imprevistos ou emergências, como por exemplo: receber um e-mail solicitando que você envie um documento que falta no projeto X em menos de 1 hora.
- Atividades pré-definidas: são as coisas previamente agendadas, que podem ser atividades recorrentes (todos os dias devem ser executadas e exigem um tempo determinado para cada uma) ou prioridades daquela semana ou mês.
- Atividades a serem definidas: são as atividades de planejamento, ou seja, um tempo dedicado à organização de novas demandas e coleta de informações.
Depois de saber a diferença entre os tipos de atividades que precisam ser executadas, é hora de conhecer na prática como funciona o GTD. Basicamente, o método Getting Things Done se baseia em cinco passos para fazer as coisas acontecerem. Veja a seguir.
#1 Coletar
O primeiro passo para fazer algo acontecer é simplesmente tirar uma ideia da cabeça e passar para o papel (ou para a planilha, ou para a agenda, ou para as notas do celular…). Ou seja, é anotar o que deve ser feito. Tudo que você precisa fazer tem que fixar na memória - e a memória pode estar em uma agenda, não apenas dentro da cabeça. Capice?
É o que o método Getting Things Done chama de caixa de entrada: a coleta de todas as informações que estão pendentes e devem ser registradas. Uma boa dica é usar o aplicativo Google Keep, uma espécie de agenda que permite que você crie notas e listas de tarefas com áudio, imagens e até mesmo “post-its” de forma personalizada. Basta ter uma conta no Google para ter acesso ao app.
#2 Esclarecer
A segunda regra básica para fazer as coisas acontecerem requer atenção para:
- avaliar cada uma das coisas que estão na caixa de entrada
- decidir se demanda alguma ação ou não
Talvez você se surpreenda ao descobrir que muitas tarefas do dia a dia podem simplesmente ser delegadas. Por exemplo, por que tem que ser você a pessoa responsável por atualizar o site de sua empresa? Ou arrumar o estoque? Ou fiscalizar o trabalho dos entregadores? Avalie, honestamente, se há mesmo necessidade de estar à frente de algumas demandas.
#3 Organizar
Agora é a hora de organizar as tarefas. Uma dica é utilizar uma agenda física ou planilha no computador ou celular. Há também vários aplicativos online que facilitam o gerenciamento de tarefas e projetos. O Trello é um dos mais completos, pois tem inúmeros recursos para gestão de tarefas compartilhadas e uma interface organizada, agregando todos os membros de um time.
#4 Revisar
Ao revisar as etapas anteriores, estará preparando o terreno para colocar a mão na massa. Com a revisão, você será capaz de identificar se o planejamento foi satisfatório e como ele vai ser encaixado em sua agenda de tarefas. Verifique sempre as ações e os prazos, e faça as mudanças necessárias.
Esta etapa do método GTD pode ser executada ao menos uma vez por semana. Afinal, fazer uma avaliação semanal pode “limpar sua mente” e liberar espaço para mais criatividade e produtividade.
#5 Fazer ou Engajar
Se a tarefa levar menos de dois minutos, faça imediatamente. Se demora mais de 2 minutos mas você precisa fazer o quanto antes, adie para a lista de próximas ações. Caso você não possa fazer, arrume quem o faça, delegue a tarefa e foque no que é mais importante: a gestão de seu negócio.
Fluxograma do GTD
O GTD tem um fluxograma para organizar as tarefas e melhorar a produtividade. Veja:
A partir do conceito de que é preciso manter tudo sob controle - mas dar espaço também à imprevisibilidade das coisas - o método Getting Things Done ensina que o equilíbrio é a chave para melhorar a produtividade. Com isso em mente, você pode evitar o desperdício de energia em tarefas que devem ser terceirizadas.
Identifique as atividades que você efetivamente precisa acionar e realize os projetos sempre baseados em um planejamento prévio. Use e abuse de ferramentas que podem ser colocadas em prática, mesmo que você seja um tradicional usuário das agendas de papel convencionais.
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